Contracten voor je optredens: van boeking tot digitale handtekening
Stel contracten op vanuit je boekingen, vraag opdrachtgevergegevens op en laat overeenkomsten digitaal ondertekenen. Zo werkt de contractenmodule in GigFlow.
Een optreden is afgesproken. De datum staat vast, de locatie is bekend en de muziek is uitgekozen. Met de contractenmodule in GigFlow werk je die afspraken uit tot een overeenkomst, rechtstreeks vanuit de boeking. Je kunt het contract voorbereiden, gegevens bij de opdrachtgever opvragen en het daarna digitaal laten ondertekenen.
Begin bij de boeking
Bij het aanmaken van een contract gebruikt GigFlow de gegevens van de boeking als uitgangspunt. Denk aan de act, datum, speeltijden, locatie en financiële afspraken. Ook de vastgelegde planning kan onderdeel zijn van het contract.
Het contract begint als concept. Zo kun je eerst controleren of de gegevens en afspraken compleet zijn en de tekst waar nodig aanvullen voordat je het definitief maakt.
Werk met je eigen contractsjablonen
Per act kun je contractsjablonen beheren en een standaardsjabloon kiezen. Daarin leg je de tekst vast die je vaker gebruikt. Bij een nieuw contract worden de beschikbare boekingsgegevens in de tekst ingevuld.
Je houdt ruimte voor afspraken die specifiek bij één optreden horen. Controleer daarom elk concept, ook wanneer je met een vertrouwd sjabloon werkt.
Vraag ontbrekende gegevens op bij de opdrachtgever
De juiste organisatie- en contactgegevens zijn niet altijd direct bekend. Vanuit het concept kun je de opdrachtgever per e-mail vragen om gegevens in te vullen via een persoonlijke link.
Zodra de gegevens zijn aangeleverd, kun je deze controleren en verdergaan met het contract. Zo loopt het verzamelen van gegevens via dezelfde contractworkflow.
Verstuur het contract voor digitale ondertekening
Na je controle maak je het concept definitief. Vervolgens verstuur je vanuit GigFlow de e-mail met de link voor ondertekening.
De opdrachtgever kan de overeenkomst online bekijken en een handtekening plaatsen. In GigFlow zie je de status van het contract terug, bijvoorbeeld Concept, Verzonden, Bekeken of Ondertekend. Je kunt de overeenkomst ook als PDF downloaden.
Voeg relevante documenten toe
Bij een contract kun je beschikbare PDF-bijlagen selecteren, zoals algemene voorwaarden of een technische rider. De geselecteerde documenten worden aan de contractversie gekoppeld en meegestuurd met de ondertekenmail.
Controleer vóór verzending welke documenten bij de afspraak horen en of je de juiste versies hebt geselecteerd.
Verandert de boeking? Controleer ook het contract
Een contract legt de afspraken vast zoals ze op dat moment zijn. Een wijziging in de boeking past een bestaande contractversie daarom niet stilzwijgend aan.
Bij een concept kun je gewijzigde boekingsgegevens controleren en overnemen. Voor een al definitieve overeenkomst kun je een nieuwe versie maken. Die begint opnieuw als concept en moet weer worden gecontroleerd, definitief gemaakt en ondertekend.
Zo blijft duidelijk welke afspraken bij welke contractversie horen.
Van afspraak naar ondertekend contract
De contractenmodule brengt de stappen rond een overeenkomst bij de boeking samen:
- Een contractconcept opstellen vanuit de boekingsgegevens.
- Werken met contractsjablonen per act.
- Ontbrekende opdrachtgevergegevens opvragen.
- De overeenkomst controleren en definitief maken.
- Per e-mail uitnodigen tot digitale ondertekening.
- De status volgen en de overeenkomst als PDF downloaden.
De afbeelding bij dit artikel gebruikt de echte contractopmaak van GigFlow met fictieve voorbeeldgegevens.
Bekijk hoe GigFlow werkt en ontdek hoe je boekingen en de bijbehorende afspraken bij elkaar houdt.